Praca zdalna okazjonalna jest incydentalną formą wykonywania obowiązków na wniosek pracownika. Można z niej korzystać maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym, ale pracodawca nie ma obowiązku zaakceptowania wniosku. Zasady określa art. 6733 Kodeksu pracy.
Na czym polega praca zdalna okazjonalna?
Ten tryb służy do doraźnego wykonywania pracy poza stałym miejscem pracy, gdy przemawiają za tym potrzeby pracownika. Może chodzić na przykład o opiekę nad członkiem rodziny, załatwienie spraw osobistych w innej miejscowości albo sytuację, w której zadania można bez przeszkód wykonać poza biurem.
Inicjatywa zawsze należy do pracownika. Wniosek składa się w formie papierowej lub elektronicznej, a miejsce wykonywania obowiązków trzeba uzgodnić z pracodawcą. Nie jest to jednak bezwarunkowe prawo do pracy z domu. Pracodawca może odmówić i nie musi podawać uzasadnienia. Odmowa nie powinna jednak prowadzić do nierównego traktowania lub dyskryminacji.
Jak złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną?
Przepisy nie wskazują terminu, w którym trzeba złożyć wniosek. Powinien on trafić do pracodawcy najpóźniej przed rozpoczęciem pracy w danym dniu. Rozsądniej jest zrobić to wcześniej, aby przełożony mógł ocenić możliwość organizacji pracy i potwierdzić miejsce jej wykonywania.
Wniosek nie wymaga ustawowego uzasadnienia. Dla sprawnej organizacji można jednak wskazać proponowane dni, adres wykonywania pracy oraz sposób kontaktu. Pracodawca może zaakceptować zaproponowany termin albo uzgodnić z pracownikiem inny.
Przed złożeniem wniosku warto przygotować następujące informacje:
- Termin – jeden dzień, kilka kolejnych dni albo większa część niewykorzystanego limitu.
- Miejsce pracy – adres uzgodniony z pracodawcą.
- Dostępność – godziny wykonywania obowiązków i sposób kontaktu.
- Organizacja zadań – informacja, że obowiązki mogą być wykonane zdalnie bez zakłócenia pracy zespołu.
Pracodawca nie może wprowadzić zasady, że pracownik wykorzysta najwyżej określoną liczbę dni w miesiącu, jeżeli w ten sposób ogranicza ustawową pulę 24 dni. Za zgodą pracodawcy dni mogą być wykorzystane pojedynczo, w kilku częściach albo kolejno.
Okazjonalna a stała praca zdalna – czym się różnią?
Okazjonalna praca zdalna jest uproszczonym, incydentalnym trybem. Nie należy utożsamiać jej z pracą hybrydową lub stałą, które wynikają z uzgodnień dotyczących organizacji pracy zdalnej.
| Kryterium | Praca zdalna okazjonalna | Stała lub hybrydowa praca zdalna |
|---|---|---|
| Kto inicjuje? | Pracownik składa wniosek | Tryb wynika z uzgodnienia stron lub zasad obowiązujących u pracodawcy |
| Zgoda pracodawcy | Pracodawca może odmówić | Obowiązują zasady wynikające z ustalonej organizacji pracy |
| Limit dni | Maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym | Brak tego limitu w ramach samej organizacji pracy zdalnej |
| Koszty i sprzęt | Brak ustawowego obowiązku zapewnienia sprzętu i zwrotu kosztów | Co do zasady pracodawca realizuje obowiązki dotyczące narzędzi i kosztów pracy zdalnej |
| Regulamin | Nie jest konieczny specjalny regulamin tylko dla tego trybu | Zasady pracy zdalnej mogą wynikać z regulaminu, porozumienia lub uzgodnienia |
W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracownik nie może żądać zwrotu kosztów energii elektrycznej, internetu ani innych wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków. Strony mogą jednak dobrowolnie ustalić zwrot kosztów w formie ekwiwalentu lub ryczałtu.
Jakie obowiązki pozostają po stronie pracodawcy?
Uproszczony charakter tego rozwiązania nie oznacza zniesienia wszystkich obowiązków dotyczących bezpieczeństwa pracy. Pracodawca nadal powinien przygotować ocenę ryzyka zawodowego, przekazać informacje o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy i odebrać wymagane oświadczenia.
Przed rozpoczęciem pracy pracownik składa papierowo albo elektronicznie oświadczenie, że stanowisko w uzgodnionym miejscu zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki. Sam organizuje stanowisko z uwzględnieniem zasad ergonomii.
Do podstawowych obowiązków i uprawnień związanych z kontrolą należą:
- Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy oraz przestrzeganie zasad BHP.
- Kontrola może obejmować bezpieczeństwo informacji i ochronę danych osobowych.
- Sposób kontroli ustala się z pracownikiem, a czynności odbywają się w godzinach pracy.
- Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika, domowników ani prawidłowego korzystania z pomieszczeń domowych.
Jeżeli miejsce pracy nie spełnia uzgodnionych warunków albo pracownik narusza zasady ochrony informacji, pracodawca może zażądać usunięcia nieprawidłowości. W praktyce sposób postępowania powinien uwzględniać charakter pracy i uzgodnienia dokonane przed jej rozpoczęciem.
Jak rozlicza się limit 24 dni?
Limit wynosi 24 dni w każdym roku kalendarzowym, od 1 stycznia do 31 grudnia. Jest taki sam dla pracownika pełnoetatowego i zatrudnionego na część etatu. Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok i nie podlegają wypłacie ekwiwalentu.
Limit dotyczy pracownika w danym roku, a nie osobno każdego pracodawcy. Jeżeli pracownik zmieni zatrudnienie, nowy pracodawca powinien uwzględnić dni wykorzystane wcześniej. Gdy u poprzedniego pracodawcy nie wykorzystano żadnego dnia, pracownik zachowuje możliwość skorzystania z pełnej puli do końca danego roku.
Liczbę wykorzystanych dni pracodawca wpisuje do świadectwa pracy w ust. 6 pkt 10. Dokumentacja pozwala rozliczyć limit przy zmianie zatrudnienia i potwierdzić, z ilu dni pracownik skorzystał w roku ustania stosunku pracy.
Najważniejsza zasada jest prosta – wniosek uruchamia procedurę, ale nie wiąże pracodawcy. Przed zaplanowaniem dnia pracy z domu trzeba uzyskać akceptację, uzgodnić miejsce i spełnić wymagania dotyczące bezpieczeństwa.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie indywidualnej sytuacji pracowniczej warto skonsultować się z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.
