Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy i zastąpiła telepracę. Przepisy określają między innymi sposób uzgodnienia pracy zdalnej, obowiązki pracodawcy, zasady BHP, kontrolę oraz limit pracy zdalnej okazjonalnej.
Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy?
Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie albo częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Może to być adres zamieszkania pracownika, inne ustalone miejsce albo kilka miejsc wykonywania pracy. Praca może mieć charakter całkowicie zdalny lub hybrydowy.
Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W drugim przypadku inicjatywa może należeć do pracodawcy lub pracownika, a wniosek można złożyć w postaci papierowej albo elektronicznej. Nie jest to już telepraca, której przepisy zostały uchylone.
W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej. Jest to dopuszczalne podczas stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przez trzy miesiące po ich odwołaniu. Druga możliwość występuje wtedy, gdy z powodu siły wyższej, na przykład pożaru lub zalania zakładu, czasowo nie można zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu.
Przed wydaniem takiego polecenia pracownik musi potwierdzić, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli te warunki przestaną istnieć, pracownik powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę.
Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika?
Co do zasady pracodawca nie ma obowiązku zaakceptowania każdego wniosku o pracę zdalną. Wyjątek dotyczy określonych grup pracowników. Pracodawca może odmówić tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. Przyczyna odmowy musi zostać przekazana pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.
| Grupa pracowników | Kiedy odmowa jest dopuszczalna? | Obowiązek pracodawcy |
|---|---|---|
| Pracownica w ciąży | Gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na rodzaj lub organizację pracy | Co do zasady uwzględnić wniosek i podać przyczynę ewentualnej odmowy |
| Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 4. roku życia | Gdy charakter pracy lub jej organizacja uniemożliwia pracę zdalną | Co do zasady uwzględnić wniosek |
| Pracownik opiekujący się niepełnosprawnym członkiem rodziny lub domownikiem | Gdy praca zdalna nie jest możliwa z przyczyn dotyczących pracy | Co do zasady uwzględnić wniosek |
| Rodzic dziecka z określonymi zaświadczeniami, orzeczeniami lub opiniami | Gdy rodzaj lub organizacja pracy wyklucza wykonywanie jej zdalnie | Uwzględnić wniosek, także w przypadkach wskazanych w Kodeksie pracy po ukończeniu przez dziecko 18 lat |
Ochrona obejmuje między innymi rodziców dzieci z ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniem lub nieuleczalną chorobą zagrażającą życiu, dzieci z niepełnosprawnością oraz dzieci posiadających opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego albo o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Jakie zasady powinny obowiązywać w firmie?
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową albo w regulaminie pracy zdalnej. Jeżeli w firmie nie działa organizacja związkowa, regulamin pracodawca ustala po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Gdy nie uda się zawrzeć porozumienia w terminie 30 dni, pracodawca może wydać regulamin, uwzględniając ustalenia z negocjacji.
Praca zdalna jest dopuszczalna także bez regulaminu lub porozumienia. W takim przypadku zasady określa się w poleceniu pracy zdalnej albo w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Dokument powinien obejmować w szczególności:
- Zakres podmiotowy – grupy pracowników, które mogą wykonywać pracę zdalną.
- Koszty – zasady ich pokrywania oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.
- Komunikację – sposoby kontaktu i potwierdzania obecności na stanowisku pracy.
- Kontrolę – zasady kontroli pracy, BHP oraz ochrony informacji i danych osobowych.
- Sprzęt – reguły instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu.
Jakie obowiązki ma pracodawca?
Przy standardowej pracy zdalnej pracodawca zachowuje większość obowiązków związanych z organizacją pracy. W szczególności powinien:
- zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym niezbędne urządzenia techniczne;
- zapewnić instalację, serwis i konserwację sprzętu albo pokryć niezbędne koszty z tym związane;
- pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy;
- zapewnić szkolenia oraz pomoc techniczną;
- umożliwić kontakt z innymi pracownikami, korzystanie z pomieszczeń pracodawcy i zakładowej działalności socjalnej na zasadach obowiązujących pozostałych pracowników.
Strony mogą uzgodnić korzystanie z prywatnego sprzętu pracownika, jeżeli spełnia on wymagania bezpieczeństwa. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Koszty mogą zostać zastąpione ryczałtem odpowiadającym przewidywanym wydatkom. Przy ustalaniu jego wysokości bierze się pod uwagę między innymi normy zużycia energii, ceny rynkowe urządzeń i materiałów oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Praca zdalna standardowa a okazjonalna
Praca zdalna okazjonalna jest udzielana wyłącznie na wniosek pracownika i może obejmować maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Wniosek nie wiąże pracodawcy, dlatego może on odmówić jego uwzględnienia. Ten tryb służy doraźnemu wykonywaniu pracy poza zakładem, a nie stałej organizacji pracy hybrydowej.
| Element | Praca zdalna standardowa | Praca zdalna okazjonalna |
|---|---|---|
| Podstawa | Uzgodnienie, polecenie w szczególnych okolicznościach albo wniosek uprawnionego pracownika | Wniosek pracownika |
| Wymiar | Brak ustawowego limitu dni | Maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym |
| Sprzęt i koszty | Pracodawca zapewnia sprzęt i pokrywa określone koszty | Nie stosuje się przepisów o obowiązku zapewnienia narzędzi i pokrywania kosztów |
| Regulamin lub porozumienie | Zasady powinny być określone w dokumentach wewnętrznych albo indywidualnych | Nie ma obowiązku stosowania przepisów dotyczących tych zasad w takim zakresie jak przy pracy standardowej |
| Kontrola | Na zasadach określonych w regulaminie, poleceniu lub porozumieniu | Na zasadach ustalonych z pracownikiem |
Wyłączenie części przepisów nie oznacza całkowitego braku obowiązków BHP. Pracownik nadal powinien wykonywać pracę w bezpiecznych i higienicznych warunkach, a zasady kontroli oraz ochrony informacji muszą zostać uzgodnione.
BHP i kontrola pracy zdalnej
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca musi opracować ocenę ryzyka zawodowego. Powinna ona uwzględniać między innymi wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz obciążenia psychospołeczne. Na jej podstawie pracodawca przekazuje informację o organizacji stanowiska, zasadach bezpiecznej pracy, czynnościach po zakończeniu pracy i postępowaniu w sytuacjach awaryjnych.
Pracownik potwierdza zapoznanie się z oceną ryzyka i zasadami BHP, a także składa oświadczenie, że w uzgodnionym miejscu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. To pracownik organizuje stanowisko zdalne z uwzględnieniem ergonomii.
Praca zdalna nie może obejmować prac szczególnie niebezpiecznych, powodujących przekroczenie norm czynników fizycznych właściwych dla pomieszczeń mieszkalnych, wymagających pracy z niebezpiecznymi czynnikami chemicznymi lub szkodliwymi czynnikami biologicznymi, a także prac z substancjami radioaktywnymi, uciążliwymi zapachami albo powodujących intensywne brudzenie.
Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy, warunki BHP oraz przestrzeganie zasad ochrony informacji. Kontrola odbywa się w godzinach pracy, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i po uzgodnieniu z pracownikiem. Jej sposób musi być dostosowany do miejsca i rodzaju pracy, a czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika, domowników ani zakłócać korzystania z mieszkania.
Jeżeli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków pracy. Strony ustalają termin powrotu, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. Jeżeli nie dojdą do porozumienia, powrót następuje po upływie tego terminu. W przypadku pracowników korzystających z uprawnienia do obligatoryjnego uwzględnienia wniosku pracodawca nie może zażądać powrotu, chyba że dalsza praca zdalna nie jest możliwa z powodu rodzaju lub organizacji pracy.
Jak wdrożyć pracę zdalną w firmie?
Pracodawca powinien przejść przez następujące etapy:
- Zweryfikować stanowiska i ustalić, które rodzaje pracy mogą być wykonywane zdalnie.
- Uzgodnić zasady ze związkami zawodowymi albo przygotować regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
- Opracować ocenę ryzyka zawodowego oraz informację o bezpiecznym wykonywaniu pracy.
- Ustalić zasady sprzętu, kosztów, komunikacji, kontroli i ochrony danych, a następnie zebrać wymagane oświadczenia pracowników.
Kodeks pracy traktuje pracę zdalną jako pełnoprawną formę organizacji pracy, ale różnicuje jej tryby. Najszersze obowiązki dotyczą pracy standardowej, natomiast praca okazjonalna jest ograniczona do 24 dni w roku i wyłącza część regulacji dotyczących sprzętu oraz kosztów.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie konkretnego przypadku należy zweryfikować aktualne brzmienie przepisów Kodeksu pracy lub skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
