Klauzula RODO w CV nie jest obowiązkowa, aby pracodawca mógł legalnie rozpatrzyć aplikację. W praktyce warto jednak stosować aktualny, krótki zapis, zwłaszcza gdy wymaga go ogłoszenie. Zgoda na przyszłe rekrutacje powinna być dobrowolna i wyraźnie oddzielona od zgody dotyczącej bieżącego naboru.
Czy klauzula RODO w CV jest wymagana?
Nie ma przepisu, który nakładałby na kandydata obowiązek dopisania klauzuli RODO do CV. Podstawowe dane potrzebne w rekrutacji pracodawca może przetwarzać na podstawie przepisów prawa pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli w związku z obowiązkiem prawnym.
Za zgodność przetwarzania danych i realizację obowiązku informacyjnego odpowiada administrator danych osobowych, czyli pracodawca lub firma rekrutacyjna. Kandydat nie zastępuje pracodawcy, umieszczając w CV formułę zgody.
Mimo to klauzula jest często oczekiwana przez rekruterów. Jej brak może więc spowodować odrzucenie dokumentu z powodów organizacyjnych, choć samo żądanie nie wynika bezpośrednio z RODO. Jeżeli ogłoszenie zawiera własny wzór, najlepiej użyć właśnie jego.
Klauzula RODO w CV – gotowe wzory
Wybierz zapis zależnie od tego, czy chcesz uczestniczyć tylko w bieżącej rekrutacji, czy również w przyszłych naborach tej samej firmy:
| Rodzaj klauzuli | Treść |
|---|---|
| Podstawowa – bieżąca rekrutacja | Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikuję, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). |
| Rozszerzona – przyszłe rekrutacje | Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia bieżącej rekrutacji oraz przyszłych procesów rekrutacyjnych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). |
Wersja rozszerzona ma sens tylko wtedy, gdy rzeczywiście chcesz, aby firma zachowała Twoje CV na potrzeby kolejnych naborów. Zgoda na przyszłe rekrutacje powinna być dobrowolna i możliwa do wycofania. Możesz też rozdzielić oba zapisy:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia bieżącej rekrutacji. Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji przez tę firmę.
Nie używaj wzorów odwołujących się do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Ten akt został zastąpiony przez RODO 2016/679 oraz polską ustawę z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
Gdzie umieścić klauzulę w CV?
Najlepszym miejscem jest stopka CV, pod główną treścią dokumentu. Klauzula pozostaje wtedy łatwa do znalezienia, ale nie konkuruje z doświadczeniem i kwalifikacjami.
- Wklej klauzulę na dole ostatniej strony CV.
- Zastąp oznaczenie [nazwa firmy] prawidłową nazwą pracodawcy, jeśli wybierasz wersję imienną.
- Użyj prostej, czytelnej czcionki w rozmiarze około 8–9 punktów.
- Zapisz dokument w formacie PDF i sprawdź, czy stopka nie została obcięta przy eksporcie.
Nie trzeba wyróżniać klauzuli kolorem ani pogrubieniem. Zbyt mały tekst może jednak utrudnić odczytanie treści, dlatego nie należy zmniejszać go kosztem czytelności.
Jakie prawa ma kandydat?
RODO przyznaje osobie, której dane dotyczą, określone uprawnienia. W relacji z pracodawcą możesz w szczególności:
- uzyskać dostęp do swoich danych i informacji o sposobie ich przetwarzania,
- żądać sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
- żądać usunięcia danych, gdy ich dalsze przetwarzanie nie ma podstawy prawnej,
- wycofać zgodę na przyszłe rekrutacje w dowolnym momencie.
Kodeks pracy określa podstawowy zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata, między innymi imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje oraz przebieg zatrudnienia. W CV nie wpisuj bez potrzeby numeru PESEL, pełnego adresu zamieszkania, informacji o stanie zdrowia ani innych danych nadmiarowych.
Najczęstsze błędy w klauzuli RODO
Przed wysłaniem CV sprawdź, czy nie pojawił się jeden z typowych problemów:
- odwołanie do nieaktualnej ustawy z 1997 r.,
- błędna nazwa pracodawcy albo stanowiska,
- brak rozróżnienia między bieżącą a przyszłymi rekrutacjami,
- zgoda sformułowana tak szeroko, że nie wiadomo, czego dotyczy.
Najbezpieczniej dopasować zapis do ogłoszenia i ograniczyć go do konkretnego celu. Jeśli pracodawca nie podaje własnej formuły, możesz użyć krótkiego wzoru odnoszącego się do RODO 2016/679. To wystarczy jako praktyczne uzupełnienie CV, choć nie zastępuje obowiązku informacyjnego pracodawcy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych skonsultuj się z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
